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Errores frecuentes en el manejo del correo electrónico

{ Posted on May 05 2010 by Alí Antonio Manrique }

Lo que comenzó como una herramienta de trabajo bastante practica para los negocios y las comunicaciones en general, con el paso del tiempo y de las legislaciones se han ido formalizando cada vez más. Ahora el Wall Street Journal ha sacado un artículo donde se habla de los errores más comunes que cometen los gerentes en relación al manejo del correo electrónico y como así perdemos oportunidades de cultivar relaciones, motivar a otros, cerrar acuerdos y transmitir información.

1. Usar encabezados vagos. Palabras como “Reunión”, “Actualización” o “Pregunta” no ofrecen valor como encabezado. Para evitar este tipo de error haga un resumen claro en el encabezado de que va el resto del texto.

Por ejemplo: “Reunión para presentar informe de resultados 10:00 AM”. El donde, quienes y como, lo encontrará el remitente en el resto del mail.

2. Esconder las noticias. Presente antes que nada los puntos importantes: ponga fechas y plazos de entrega en las primeras líneas del mensaje (si no lo ha hecho en el encabezado).

La presión del mundo moderno hace que la gente lea apenas lo que le interesas y está presentado de manera sucinta.

3. Uso indiscriminado de la copia oculta. Cuidado con eso pues en negocios o en el trabajo es bueno saber quien está recibiendo que de quien.

4. Dejar de arreglar los problemas causados por los anteriores respuestas o re-envíos. Muy pocos lectores se toman la molestia de leer los antiguos mensajes de una discusión.

5. Ignorar la gramática y otros aspectos de estilo. Es mentira que porque usted está escribiendo un texto a prisa puede cometer los barbarismos que le parezcan.

Los errores ortográficos o de redacción hablan muy mal de usted. Siga las reglas de ortografía y redacción en todos, si todos, sus mensajes.

6. Evitar correos electrónicos demasiado largos. En ocasiones son preferibles, así se evita adjuntar documentos por ejemplo.

Pero este tipo de correo requiere que estén bien estructurados para que el lector no lo abandone sin antes terminar de leerlo o simplemente obvie parte del contenido. Motive la lectura de principio a fin.

7. NO evitar correos complejos, rebuscados y de difícil lectura. ¿Le tengo que explicar por qué?

8. Olvidar que quien le manda un correo es humano. Responda los correos, evite asignar culpas o transmitir reacciones negativas por correo electrónico. Haga eso cara a cara.

Evite el sarcasmo, el tono mordaz, bromas subidas de tono, o comentarios inapropiados. Usted no sabe si todo lo que usted escriba puede ser usado en su contra.

9. Pensar que el correo electrónico siempre es la solución más apropiada y conveniente, ni es la mejor manera de comunicarse.

10. Olvidarse que el correo electrónico dura para siempre. A veces pensamos que por solo borrarlo de nuestro buzón este ya desaparece.

Error, pues estos mensajes se pueden rescatar de cualquier servidor como prueba fehaciente de cualquier ofensa, ofuscación o error que hayamos cometido.

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Alí Manrique

Autor: Alí Manrique

Ingeniero con especialización en Gerencia de Proyectos (PMI). Apasionado de los temas de Gerencia y Finanzas Personales. Del leer, nace el saber.

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