Cómo mejorar la productividad de su oficina Pyme
El principal reto de las Pymes de hoy y siempre, has sido invertir y usar el dinero de la manera más eficiente posible. Para ello cualquier técnica que ayude a mejorar la productividad es bienvenida. A muchos nuevos empresarios, este tipo de cosas no le interesa, preocupados como están en hacer realidad un plan de negocios; eso es un tremendo error. Cada dólar que se ahorra en temas administrativos, es un dólar más para invertir. Y la mejor manera de ahorrar o gastar de manera eficiente los recursos en relación al manejo de una oficina, es hacer una planeación de la misma.
Una manera bastante eficiente de organizar nuestra oficina y mejorar la productividad misma, es olvidarnos de almacenar papeles. Olvídese de las oficinas tradicionales atestadas de papeles.
Lenta y paulatinamente, las oficinas cada vez más se acoplan a la digitalización. Es la hora de las oficinas sin papeles. Solo los esenciales. Lo demás está digitalizado.
Hacer esto es menos complicado de lo que se imagina. Especialmente cuando se está iniciando. Particularmente yo tengo a buen recaudo y bien protegido en la nube, copia de los principales documentos que necesito en mi rutina diaria y los que no.
De esta manera puedo acceder a ellos desde cualquier lugar del mundo donde me encuentre. De igual manera los resúmenes de mis cuentas bancarias, servicios y oficinas de impuestos me llegan digitalizados. Llevo años ahorrando espacio en relación a este tipo de documentos.
Si usted de alguna manera quiere subirse a esa ola de las oficinas sin papel, aquí hay algunos consejos útiles que le pueden ayudar a lograr ese cometido.
El proceso es simple: agarrar todos los documentos, escanear y guardarlos en PDF y subirlos en su computadora.
Como una gran adición, puedes digitalizar tus documentos en papel por los escaneo utilizando un escáner normal y luego guardarlos en un formato de archivo PDF. Hay muchas ventajas al usar archivos PDF.
Sin embargo, dado que el PDF no se puede editar de forma predeterminada, el problema puede surgir cuando información de un documento escaneado se trata de extraer.
Si no se tiene tiempo para volver a escribir manualmente todo el documento, la mejor manera es utilizar un convertidor de PDF que tiene un OCR integrado. OCR significa reconocimiento óptico de caracteres, una tecnología que escanea la imagen, reconoce los caracteres y las traduce en un formato digital. Tecnología OCR se encuentra dentro de los costosos software de conversión PDF.
Afortunadamente, hay varios convertidores de OCR de PDF gratuitos que pueden hacer el trabajo igual de bien. Uno de ellos es Convertidor de OCR de PDF de Investintech. Estos convertidores nos permiten obtener información de cualquier documento impreso, no manuscrito, y editarlo sin complicaciones.
La herramienta en cuestión es totalmente gratuita, con una interfaz muy intuitiva que permite pasar el documento en PDF a formatos editables de Microsoft Office, por ejemplo.
De la misma manera también existe un programa gratuito que permite pasar cualquier documento en PDF a un programa editable y viceversa, sin necesidad de usar el scanner, el programa en cuestión se llama Small PDF y no se imagina la cantidad de tiempo que nos podemos ahorrar por usar esta útil herramienta.
Estas dos pequeñas herramientas le pueden ayudar a tener un control de los papeles en su oficina y por ende ser más productivos, espero que le ayuden, saludos
 Autor: Alí Manrique Ingeniero con especialización en Gerencia de Proyectos (PMI). Apasionado de los temas de Gerencia y Finanzas Personales. Del leer, nace el saber. |